Optimisez vos communications
Photo par Jazzmasterson
Optimiser vos communications permet de mieux identifier les services que vous proposez, les éléments qui font de votre travail et votre expérience une valeur unique, cibler les personnes à qui vous vous adressez, et permet de donner des suites concrètes pour avancer vers un objectif qui doit devenir commun.
Certains conseils ici paraitront évidents, mais un rappel n’est jamais inutile.
Vos objectifs
Avant toute chose, et comme toujours, définissez clairement vos objectifs et les résultats concrets espérés.
Il n’y a rien de plus important.
Ce sont ces objectifs qui détermineront l’orientation et la portée de votre communication.
Exemple :
Je souhaite contacter une entreprise récemment créée et lui proposer mes services en tant qu’illustrateur afin d’appuyer ses efforts en communication, et ainsi m’ouvrir la porte à de nouvelles opportunités professionnelles.
Analyse du marché
- cette entreprise nouvelle a besoin de séduire de nouveaux clients sur un marché qui existe déjà .
- en interne, elle a probablement des ressources affectées à l’image (infographiste, maquettiste, illustrateur)
- je ne suis certainement pas la seule personne à avoir proposé mes services de manière spontanée
La qualité du premier contact est donc primordiale.
Présentez-vous
Les premières lignes peuvent rapidement donner à votre interlocuteur l’envie de jeter votre lettre/email à la corbeille.
Dans le meilleur des cas (celui pour lequel nous nous appliquons), elles peuvent tout juste l’inciter à poursuivre sa lecture.
A moins que vous ayez un nom particulièrement évocateur, il est essentiel que cette partie soit concise.
Laissez à votre interlocuteur la liberté d’en savoir plus s’il le demande par la suite.
Il est donc important d’accorder toute l’attention nécessaire à la rédaction de cette présentation, qui s’avère essentielle pour établir les premières bases d’une relation de confiance.
Dans le cas d’un site internet
Un accès évident à votre page ‘A propos’ ou ‘Profil’ doit être disponible.
Il y existe un nombre incroyable de blogs/sites où le nom même de l’auteur n’est pas précisé.
Plus vous allongez le temps de recherche jusqu’Ã cette page, plus vous augmentez les chances que votre interlocuteur s’impatiente.
Surtout, ne pensez pas qu’une personne intéressée s’amusera à chercher parmi des liens qui ne sont pas clairement identifiés.
Je vais être dur mais juste : ce sont des jeux qui n’amusent que vous.
Si votre site a pour but d’appuyer votre prospection, oubliez les petits jeux de recherche qui, vous le pensez, différencient votre site des autres.
Soyez évidents, directs, efficaces.
Aussi, un site sans page « A propos » donne la même sensation que l’on éprouve lorsqu’on serre la main d’une personne au regard fuyant.
Imaginez bien que vous passez un entretien virtuel chaque fois qu’un partenaire éventuel visite votre site, vous êtes présent par vos écrits mais absent pour défendre votre travail et répondre aux questions qu’on pourrait vous poser.
Vous devez donc anticiper ces questions.
Vous êtes une personne réelle représentée sur internet. Vous n’êtes pas une ‘entité’.
Que penseriez-vous si la boulangère se cachait derrière une plaque de verre teinté, que vous ne puissiez jamais apercevoir son visage et que vous ne voyiez sa main qu’au moment de payer?
C’est une simple histoire de confiance, et toute relation commence par là .
Chacun remplira le partie ‘A propos’ comme il le souhaite.
Je la limite généralement à mon nom, le pays dans lequel je vis au moment où mon interlocuteur lira ces lignes (utile pour déterminer le type de travail possible), ce que je fais dans la vie et deux ou trois choses qui m’animent passionnément (on est ce que l’on fait).
Au-delà de ça, je pense que vous perdez l’attention de votre interlocuteur lorsque vous commencez à parler de vos chiens, lorsque vous développez un peu trop autour de votre passion.
Ce n’est pas non plus l’endroit où vous déclarez votre amour pour vos enfants (« l’aîné s’émerveille de tout, etc… ma deuxième s’intéresse plutôt aux sciences… »).
Si vous souhaitez parler de votre situation personnelle : « Je suis marié à une jeune femme merveilleuse et nous avons eu deux enfants adorables » est, il me semble, une phrase qui dit tout en peu de mots : c’est parfait.
Ciblez
Photo par Melilab
Il est important de bien choisir avec qui vous souhaitez travailler pour optimiser la qualité de vos contacts, et vous donner la possibilité de travailler sur des projets qui vous plaisent.
La qualité des propositions qui vous seront faites dépendent donc de vos choix en matière de communication.
Cette partie doit être assez précise afin de ne laisser aucune ambiguïté sur les partenariats que vous recherchez, pour autant il ne faut pas non plus qu’elle représente un esprit fermé.
Résultat espérés
- Un partenaire se sentant concerné par vos critères se sentira d’autant plus enclin à poursuivre sa lecture
- Un partenaire ne se sentant pas concerné ne vous contactera pas (c’est aussi le but)
- Un partenaire ne se sentant pas concerné pourra cependant parler de vous autour de lui (vous êtes mieux identifié : il est plus facile de parler de vous) ou vous contacter à nouveau lorsqu’un projet correspondra à des envies communes
La forme
Explicite
Exemple, une société de crédit propose :
« Vous avez besoin d’argent(a)? On peut vous aider(b). Contactez-nous(c) ».
Il n’y a rien de plus efficace :
- (a) vos besoins
- (b) nos propositions
- (c) appel à l’action
Mais dans notre cas cette formule est à utiliser, évidemment, avec un peu plus de subtilité.
Implicite
La navigation de votre site, le ton de votre communication, la mise en page de vos plaquettes, etc… doivent traduire et préciser votre démarche de manière efficace.
Ce que vous proposez
A relire plusieurs fois :
Il faut effectuer une sélection limitée des travaux les plus pertinents pour votre interlocuteur. Et non ceux qui vous apportent le plus de satisfaction.
Cette partie doit répondre concrètement à la question suivante :
En quoi pouvez-vous apporter de la valeur à votre interlocuteur?
Le bénéfice résultant pour votre interlocuteur doit être évident : meilleure communication, meilleure implantation sur un marché, meilleure communication auprès des clients, plus grande satisfaction de la clientèle, design original, différenciation, etc…
Quelques exemples
Ne dites pas :
- J’adore dessiner des algues bleues (?)
mais plutôt
- Une grande variété d’algues de couleur bleue peut valoriser vos produits et communiquer à vos clients une sensation de grand air.
A nos amis créateurs de sites internet, ne dites pas :
- Les sites que je propose sont valides XHTML & CSS
mais plutôt
- Vous pourrez proposer à vos clients des sites accessibles, efficaces et compatibles entre différents navigateurs.
Et dans la vie, mesdames, préfèreriez-vous entendre :
- Je suis rien sans toi, je n’ai rien, ma vie n’a pas de sens… épouse-moi, et je serais le plus heureux des hommes!
se traduit par « ma vie n’est pas intéressante, je ne suis pas intéressant, mais je compte sur toi pour l’égayer’.
ou plutôt
- Nous aurons de beaux enfants, nous voyagerons dans les contrées les plus reculées, j’essaierai de te rendre plus heureuse chaque jour. Souhaiterais-tu devenir ma femme?
ou chacun des partenaires comprend que c’est dans cette relation qu’il peut s’épanouir
Pour en revenir à un sujet purement professionel, vos clients ne sont pas forcément sensibles (ou compétents) face à vos arguments techniques, ni même aux éléments de satisfaction que vous retirez vous-même de votre activité.
Votre expérience
L’expérience vient ajouter un facteur crédibilité aux travaux que vous avez soumis dans la partie précédente.
Elle doit être une synthèse de ce qui peut avoir le plus d’importance aux yeux d’un partenaire éventuel.
Incitation à l’action
Rendez-vous? Prise de contact par mail ou poursuite de la discussion (« Pour plus d’informations… »)?
Rappelez l’objet de votre correspondance (ou le but de votre page internet) et donnez des indications claires sur les suites espérées.
Attention, cette partie est souvent négligée voire ignorée.
Quelques exemples efficaces :
- La page de présentation de Firefox présente ses atouts pour convaincre l’internaute encore indécis.
Atouts et identification de la cible (dernière génération, sécurité), Philosophie (« nous existons pour vous aider »), Expérience, récompenses.
Incitation à l’action? Un bouton de téléchargement énorme, en vert.
- Une analyse intéressante plus en détails. A adapter à votre domaine professionnel (édition, web, commerce).
Note : Les images accompagnant votre communication
Choisissez un échantillon très restreint de vos meilleurs travaux.
Si votre communication est de type mail, votre interlocuteur aura toute liberté pour aller visiter votre site internet s’il le désire.
N’oubliez pas non plus que certains services (yahoo, gmail) désactivent par défaut l’affichage des images distantes.
Enfin, certaines applications de bureau (outlook, thunderbird) peuvent aussi désactiver ces images par souci de sécurité ou de poids (optimisez la taille de vos images avant de les joindre à un courrier).
Donc, évitez les phrases impliquant vos images du genre :
« mes algues bleues sont raffinées et travaillées, vous pourrez remarquer le soin apporté à cette spiruline sur l’image ci-dessous : remarquez les variations de couleurs ».
Conclusion : Votre texte doit pouvoir se comprendre sans que les images ne soient affichées.
Pour finir
Voici abordées en quelques lignes les bases d’une communication saine et efficace.
En espérant que ça vous sera utile.
Et vous, auriez-vous d’autres conseils à ajouter?
Culture : le saviez-vous?
L’algue bleue est la plus ancienne forme de vie apparue sur la planète.
Ayant traversé les époques sans aucun changement, elle est sans doute aussi la plus résistante, notamment aux microbes, avec qui elle vit généralement en symbiose, et surtout à la pollution.
Elle constitue ainsi le plus puissant agent de chemoprotection.
Atteindre ses objectifs, Construire sa réussite
Posté le 20 janvier 2009 par Ange
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Bonjour à tous, Merci Ange pour ce nouvel article.
Pour la présentation : faire attention à l’orthographe pour ce premier contact (être illustrateur , n’est pas une excuse pour envoyer des lettres criblées de fautes ou mal tournées, je crois. Il est toujours possible de trouver quelqu’un qui acceptera de corriger le mail ou la lettre avant l’envoi.
Si je t’entends bien, il faudrait presque avoir plusieurs blogs : un pour les relations amicales, un pour le projet professionnel,
Le problème avec les blogs c’est que les deux sont confondus , non ? Un site te paraitrait-il plus éfficace ?
bonne journée
Tu as tout à fait raison, l’orthographe comme la tenue vestimentaire en rdv, sont des éléments qui nous représentent.
Je suis d’avis qu’il faut savoir séparer ses écrits (blog, site) si l’on souhaite s’adresser à des catégories de personnes trop différentes et que certains de ces écrits pourraient être nuisibles à une carrière professionnelle. On ne s’habille ni ne s’exprime de la même manière si l’on se trouve en entretien ou au restaurant avec des amis.
De plus, il faut être conscient que tout ce qui est écrit « sur » internet est archivé et peut-être répertorié à tout moment.
Il faut donc que les propos puissent être assumés entièrement avec le risque évident qu’ils soient dissociés de leur contexte.
Pour le problème des blogs je pense qu’il s’agit surtout de savoir, lorsqu’on en créé un, quelle sera sa « ligne éditoriale ». S’il est prévu pour des amis et qu’on s’accorde toute liberté (écrits, photos, parler de ses animaux) il faut qu’il en soit ainsi.
S’il est un support professionnel, il ne faut pas dévier.
Un blog n’a rien de différent par rapport à un site sauf qu’il peut donner une sensation d’interactivité et de proximité : cela peut être une bonne chose pour se rapprocher des gens ou dans un cadre professionnel.
Mais le mélange des deux peut-être nuisible si cela n’est pas fait avec pertinence.
Pour moi un blog c’est comme rédiger un ou plusieurs articles pour un journal/magazine. Un jour ou l’autre ces textes peuvent être lus ou repris. Chaque mise à jour est un « risque » qui améliore le contenu du blog ou le dévalue.
Comment être certain que l’article le plus récent, celui qui sera lu par un client éventuel, sera le plus intéressant?
Lorsque je mets une video d’un film qui n’a rien à voir avec mon activité de consultant (Family Man) je suis conscient que cela peut poser quelques problèmes de crédibilité. Mais ça me permet aussi de partager certains de mes choix personnels. Ca me permet aussi de paraître plus humain et de partager des choses qui me tiennent à coeur. C’est un risque, mais c’est un choix réfléchi.
Par contre, il ne faut pas que cela devienne trop régulier.
Le but de ce blog ce n’est pas « moi », mais « ce que vous pouvez appliquer pour vous épanouir professionnellement ».
En bref, pour répondre à ta question « Le problème avec les blogs c’est que les deux sont confondus, non ? » je dirais que le blog n’est que ce que l’on en fait.
Enfin, pour terminer sur le cas du site internet, je dirais que c’est une page plus statique, mieux maîtrisée (pas de commentaires), qui peut être paufinée. Je pense également à une présentation, un design plus constants.
En revanche, il n’est pas garanti qu’une personne prenne plaisir à revenir souvent (fraîcheur de l’information, manque d’actualité).
Aussi, nous sommes humains et nous aimons sentir qu’une personne évolue car nous pouvons mieux la cerner. Nous sommes juste des personnes qui aiment se connecter à d’autres personnes.
L’aspect social sera toujours préféré à des solutions de type unilatéral.
Est-ce-que j’ai répondu?
(j’espère!)
Merci Ange; pour ta réponse(si rapide)
et pour son contenu qui répond parfaitement à mes interrogations.
Family man , je ne connais pas mais j’aime beaucoup Sean Penn.
Bonne journée
et Nicolas Cage?
bonne journée à toi aussi
La honte, oui bien sur, c’est Nicolas Cage ! j’ai même pas l’excuse de la fatigue ! Mais j’aime les deux et Jonhhy Deep aussi
Est-ce que tu connais cela ? : http://www.lesagentsassocies.org/
Bonsoir,
je repensais ces jours-ci au coaching de l’année dernière et mesurait ainsi tout ce qui en avait découlé depuis… très satisfaisant!
Est-ce que tout va bien pour toi?!